10 نصائح ذهبية عن كيفية تنظيم الوقت كفريلانسر
أصبح الكثيرون في الآونة الأخيرة يفضلون التخلي عن وظائفهم الروتينية؛ في سبيل العمل كمستقلين؛ إيماناً منهم بقدرتهم على تقديم أفكار خارج الصندوق. بتحلم بتحقيق نجاح مبهر في مجال العمل الحر؟ مهم إنك تبقى عارف إزاي تحول الإبداع إلى احتراف؛ ده مش هيحصل من غير ما تبقى فاهم آليات كيفية تنظيم الوقت، ده أساس موضوع مقالنا.
كيفية تنظيم الوقت بين العمل والبيت؟
تمثل كيفية تنظيم الوقت واحداً من تحديات العمل عن بعد؛ والسبب يرجع إلى فقدان القواعد التي اعتاد الشخص اتباعها عند تأديته مهام وظيفته من المكتب.
هنشرح في الفقرات الجاية معلومات مهمة هتساعدك تعمل شغل احترافي من غير ما تاخد وقت كتير.
1- تهيئة بيئة العمل داخل المنزل
تعتمد هذه الطريقة في مضمونها على تقسيم غرف المنزل؛ يعني كل غرفة هيبقى لها استخداماتها الخاصة. مثل تخصيص مكتب غرفة النوم لأداء المهام العملية؛ وتخصيص غرفة المعيشة إلى قضاء أوقات الفراغ.
تساهم هذه الطريقة في خلق روابط بين المساحات المادية والتركيز العقلي؛ ده هيساعدك على تنظيم وقتك صح.
2- أهمية وضع جدول زمني
إنك تبقى حر حاجة لها ميزة وعيب، لو بتفكر تبقى فريلانسر؛ من هنا بتيجي أهمية وضع جدول زمني؛ تقدر توزع فيه المهام وتسجلها بشكل يومي أو أسبوعي.على حسب ما أنت تحب.
أشارت أحدث الدراسات إلى زيادة إنتاجية محترفين العمل الحر؛ عند تطبيقها الى نهج Windowed
تعد Windowed أحد الأدوات التي تستخدم في تحليل البيانات؛ من خلال تقسيمها إلى نوافذ ثابتة أو متغيرة.
تحدث عملية تحليل البيانات ومعالجة الأخطاء على كل نافذة على حدة.
3- ارتداء زي العمل الرسمي
قد لا يبدو هذا النهج في ظاهره له تأثير مباشر على كيفية تنظيم الوقت؛ لكن مع النظر أكثر عمقاً. سوف تجد أن الاستيقاظ في مواقيت العمل المعتادة و ارتداء زي العمل التقليدي؛ هيساعدك على أنك تخلص شغلك أسرع.
4- استكشاف تطبيقات الإنتاجية
لا يقتصر دور تطبيقات زيادة الإنتاجية فقط على تتبع المواعيد النهائية لتسليم المهام؛ بل يتضمن تنبيه محترفين العمل الحر؛ أنه قد حان وقت الراحة أو الانتهاء من الدوام اليومي.
توجد تطبيقات مختلفة لها استخدامات مختلفة لزيادة الإنتاجية؛ مثل أداة Gramarily؛ ده تقلل من الأخطاء الإملائية. هناك أداة أخرى زي أداة Hubstuff؛ دي تساعد على تتبع الوقت وغيرهم من أدوات زيادة الإنتاجية.
5- الحد من التشتت عبر وسائل التواصل الاجتماعي
لو صدقت أن وجودك فترة طويلة على منصات السوشيال الميديا؛ هو السبب الأساسي لتعطيل شغلك؛ يبقى أول حاجة هتعملها من نفسك؛ إنك هتقفل كل حساباتك على السوشيال ميديا، وأنت بتشتغل.
يمكنك الحد من تسجيل الدخول التلقائي على جميع منصات الوسائل الاجتماعي؛ من خلال حذفها من على اختصارات تصفح الويب، أو العمل من خلال المتصفح المتخفي.
6- وضع الحدود التي تساعدك على كيفية تنظيم الوقت
يمكنك استخدام المنبه، ليبلغك بموعد انتهاء العمل وغلق حاسبك الآلي؛ إذ تساهم هذه الطريقة عند تطبيقها على سرعة الاستشفاء الذهني.
قد يتطور الأمر أيضاً عند بعض الأشخاص؛ حتى يصل إلى غلق جميع الإشعارات؛ التي تأتي من تطبيقات العمل المتواجدة على هواتفهم المحمولة.
7- التعامل النموذجي مع أوقات الفراغ
يعد تنظيم مواعيد الراحة عاملاً مؤثراً في كيفية تنظيم الوقت، وينبغي أن تستغل وقت الراحة أفضل استغلال؛ حتى إن كانت عشرة دقائق؛ يمكنك قضائها في ممارسة أنشطة مفيدة؛ مثل المشي أو التواصل مع عائلتك.
8- تطبيق طريقة التخطيط السريع
تستهدف هذه الطريقة تحقيق محركات هادفة ونتائج موجهة وخطة زمنية للعمل محددة.
تتضمن هذه الطريقة ثلاثة أسئلة أساسية؛ مهم أوي تسألها لنفسك وإنت بتحط خطة العمل، هي
- إيه هو هدفك؟
- ليه اختارته؟
- إزاي تقدر توصله؟
لو قدرت تجاوب على الأسئلة ده؛ تأكد من نجاحك؛ لأنك أنت من أخترت هدفك، وعرفت الدافع لاختيار الهدف، وقدرت توصل إلى آليات تحقيقه؛ يتبقى فقط التنفيذ.
9- أحتراف قانون الثمانين العشرين
يُطلق عليه أيضاً مبدأ باريتو؛ هوعبارة عن توازن بسيط لو طبقته صح؛ هيساعدك تحط خطة ناجحة؛ تدير بها وقتك.
يعتمد مبدأ باريتو في مضمونه؛ على أن ثمانين بالمائة من النتائج؛ تأتي فقط من عشرين بالمائة من الجهد المبذول والوقت المستهلك
يعني انك تشتغل صح لفترات قصيرة؛ أحسن من ما تشتغل ساعات كثير؛ لكن بطريقة غلط.
ما هي أهم خطوات تنظيم الوقت؟
يستغرق الكثيرون ساعات طويلة؛ حتى يتمكنوا من إنهاء مهامهم؛ والسبب يرجع إلى عدم القدرة على فهم مبادئ إدارة الوقت. ويعد التشتت والتسويف؛ من أبرز العوامل المؤدية إلى فشل تنظيم الوقت.
يمثل الإلمام بجميع أدوات إدارة الوقت وإتقانها؛ هو السبيل الوحيد لتحقيق النجاح الوظيفي للمستقلين. إليكم؛ بعض الخطوات؛ التي سوف تضمن لك نتائج مذهلة عند تطبيقها.
1- دراسة المهام جيداً
يمثل إدراج المهام من الخطوات الرئيسية التي تتواجد في جميع استراتيجيات إدارة الوقت؛ لكن عند تطبيقك هذه الخطوة؛ يفضل أن يكون لديك نظرة عامة عن المهام اليومية والأسبوعية؛ التي تريد إنجازها.
تمثل أداة إدارة المشروعات (Work breakdown structure)؛ من أنجح الأدوات؛ التي تُستخدم في المهام المعقدة؛ إذ تهتم هذه الأداة بعض المعايير؛ مثل تكلفة المشروعات وتنسيقات فريق العمل.
تعرف على أهم ميزات أداة WBS
تمتلك هذه الأداة العديد من المميزات؛ مما ينعكس إجابياً على كيفية تنظيم الوقت؛ علاوة على زيادة إنتاجية محترفي العمل الحر. من أبرز هذه الميزات:
- تقسيم الأعمال المعقدة إلى أعمال صغيرة؛ توزع على جميع أفراد فريق العمل.
- خلق روح من التعاون بين أعضاء فريق العمل.
- معرفة مدى توافق المشروع مع التكلفة المخصصة له.
- القدرة على تحديد معالم المشروع وأهدافه.
2- تحديد المهام حسب الأولوية
لا تخضع جميع المهام إلى نفس مستويات الصعوبة والتعقيد؛ لذلك أن Eisenhower matrix تمثل نطاقاً ناجحاً عند تطبيقه؛ لأنه قد يساعدك على تقسيم المهام وفقاً لأهميتها
توجد تقنية أخرى لإدارة المهام؛ تسمى Mark Twain Inspired نسبة إلى الكاتب الأمريكي الشهير مارك تواين؛ صاحب نظرية أكل الضفدع.
تشير نظرية أكل الضفدع إلى إنجاز المهام الأصعب أولاً تحديداً عند الصباح؛ نتيجة توافر طاقة ذهنية تقدر تتعامل من خلالها مع المهام الأكثر صعوبة.
3- جدولة المهام
يعد تعيين حد زمني إلى كل مهام؛ هو المؤشر اللي هيقولك إنت متوقع تخلص كام مهمة في اليوم أو في الأسبوع.
لو عايز تطبق ده صح؛ مهم أنك تهتم بالتفاصيل الصغيرة الموجودة في كل مهام؛ أمثلة على كده.
- إعطاء عشر دقائق للرد على المكالمات الهامة.
- منح ساعة واحدة من الزمن؛ لإجراء بحث على المشروع.
- تخصيص عشرين دقيقة؛ تتضمن المقابلات والاجتماعات.
4 – نعمل حساب الظروف
يفضل عند تخطيطك إلى المهام؛ أنك تعمل حساب الوقت الضائع نتيجة ظرف خارج عن الإرادة؛ زي عطل فني أو ظرف أسري؛ ده من أهم عوامل كيفية تنظيم الوقت.
لو فضلنا نتكلم بسياق علمي؛ ممكن نقول عليه الوقت التقديري؛ هو وقت الفراغ غير المخصص ضمن أي مهام، ويشمل الوقت التقديري المخطط والفجوة الزمنية المدرجة في خطتك لإنجاز المهام.
5- التعرف على أسباب التشتت
يُعد التشتت واحداً من أسباب فقدان القدرة على كيفية تنظيم الوقت. على الرغم من أن أعراض التشتت لا تستطيع ملاحظتها بسهولة؛ إلا أنها قد تنعكس سلبياً على إنتاجية عملك كمستقل.
يمثل التحقق المتكرر الإخطارات وسائل التواصل الاجتماعي؛ من أبرز علامات التشتت، وتستطيع التغلب على هذا الخلل؛ من خلال إدراج عوامل التشتت من ضمن خطة إنجاز المهام.
6- الاستثمار في أدوات تنظيم الوقت
تساهم الاستثمار في أدوات تنظيم الوقت في التحقق من مدى إنجاز المهام؛ دون الاحتياج إلى التتبع اليدوي للوقت؛ من خلاله هتقدر توجه كل جهدك وتركيزك؛ إنك تطلع شغل احترافي.
تعد أداة Time Doctor واحداً من أشهر أدوات تنظيم الوقت؛ التي تساعد على التحقق من كفاءة إنجاز المهام؛ من خلال تتبع ساعات العمل.
لا يوجد أحسن من إنك تترك العنان لأفكارك؛ لكن مهم إنك تعرف، إنك تبقى حر؛ ده ممكن يخليك شخص مبدع؛ نفس ذات الحرية؛ ممكن تخليك حد مش بيقدر قيمة الوقت.
تضمن هذا المقال شرحاً وافياً لجميع الأدوات التي تساعدك على كيفية تنظيم الوقت؛ حتى تستفيد من الجانب المضيء من العمل الحر؛ و تصبح مستقلاً يمتلك بورتفوليو احترافياً