تعرف على أفضل برنامج لتنظيم المهام اليومية
أصبحت فريلانسر؛ هذا يعني أنا لا يوجد عنصر بشري لديه سلطة عليك؛ وأصبحت أنت صانع القرار ومنفذه.
من الممكن أن تفقد هذه السلطات سريعاً؛ و تعود تابعاً مرة أخرى؛ لكن هذه المرة ليست للعنصر البشري؛ بل للتحديات؛ التي فشلت في التعامل معها؛ أبرزها كيفية إدارة الوقت.
يتحدث هذا المقال عن برنامج لتنظيم المهام اليومية؛ الذي يُعد واحداً من أهم الأدوات ؛ التي تساعدك على التغلب على التحديات؛ وبقائك في المكانة التي سعيت إلى الوصول إليها.
ما هي أفضل التطبيقات لتنظيم الوقت؟
توجد خاصية مشتركة تمنحها لك؛ المستوى الثاني من تطبيقات تنظيم الوقت برنامج لتنظيم المهام اليومية؛ هي أنك تستبعد الوقت الذي يقضيه جهاز الكمبيوتر الخاص بك في وضع الخمول.
سوف تتضمن الفقرة المقبلة شرحاً لبعض أدوات المستوى الثاني من تطبيقات تنظيم الوقت؛ من خلال تسليط الضوء على أهم خصائص كل أداة على حدى , ومدى توافقها مع أنظمة التشغيل
أداة Timely
يحتوي برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت Timely على واجهة هذا التطبيق على مستخدم التقويم؛ التي تساعد على عرض التقويم والأسبوعي للمستخدمين.
يستخدم تطبيق Timely امتداداً يسمى الذاكرة؛ التي تساعد على تسجيل الوقت تلقائياً ؛ مما يساعد يساعد على إنشاء جدول زمني يتضمن نشاط الفريلانسر اليومي.
تتعرف أداة Timely على طريقة تفكيرك في الشغل بسرعة؛ ده لما تستخدمها باستمرار؛ تقدر تربط أداة Timely بالذكاء الاصطناعي؛ لتنظيم الوقت.
أهم خصائص أداة Timely
تنفرد أداة Timely ببعض الخصائص؛ التي تتضمن:
- تصنيف المشروعات ووضع العلامات الخاصة بها؛ من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي.
- تساعد على وضع خطة زمنية لفريق العمل؛ من خلال مستخدم تقارير الوقت؛ الذي يوجد في واجهة التطبيق
- إصدار تقارير دورية عن أداء فريق العمل؛ ما اُنجز في المشاريع؛ من خلال خاصية المشاريع والمهام المتواجدة في الواجهة.
توافق Timely مع أنظمة التشغيل
تقدر تستخدم Timely كأنه برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت؛ سواء كنت تشتغل من الكمبيوتر أو المحمول.
يتوافق Timely مع جميع أنظمة التشغيل على الكمبيوتر؛ زي Windows أو Mac؛ كمان متوافق مع جميع أنظمة التشغيل على المحمول؛ زي IOS, Android.
يوجد تطبيق Timely على الويب؛ ومدمجة مع أداة Memory Tracker؛ إذ يستطيع المستقل تسجيل الخدمات الذي يستخدمها مثل تقويم جوجل؛ مما يجنبك ×ادخال بيانات الوقت يدوياً
أداة Harvest
يصنف أحد أفضل التطبيقات؛ التي تستخدم في إعداد الفواتير وإصدارها وإستقبال المدفوعات.
ننصحك استخدام برنامج لتنظيم المهام اليومية Harvest؛ لو حابب تحاسب العملاء بالساعة؛ يعني لو أنت خبير في مجال SEO؛ معك عميل عاوز استشارة عن تحسين محركات البحث؛ ممكن تستخدمه.
تمنحك هذه الأداة إمكانية تتبع الوقت للعديد من المشروعات في وقت واحد.
تساعد هذه الأداة على تتبع التعاملات المالية عبر الإنترنت؛ من خلال التكامل مع بعض تطبيقات المدفوعات مثل PayPal أو Stripe
أهم خصائص Harvest
تتضمن أداة Harvest الخصائص الآتية
- إعداد تقارير مفصلة عن الوقت والتكاليف.
- القدرة على التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث؛ مثل Hootsuite؛ هي أداة تستخدم لإدارة الحسابات على وسائل التواصل الاجتماعي؛ من خلال تحليل التفاعلات,
- تسهيل مهمة إنشاء الفاتورة تلقائياً.
- تيسير المعاملات والتحويلات المالية عبر الانترنت؛ حتى تتجنب النصب على منصات العمل الحر.
أنظمة تشغيل Harvest
تقدر تحمل تطبيق Harvest؛ وتستعمله زي برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت من الكمبيوتر أو المحمول.
يتوافق تطبيق هذه الأداة مع جميع أنظمة التشغيل؛ مثل MAC على الكمبيوتر, وأنظمة IOS, Android على المحمول.
أداة Freshbooks
يُعد أكثر برنامج لتنظيم المهام اليومية مراجعة وتقييماً من خلال المستخدمين؛ إذ يمتلك ما يزيد عن ثلاثة آلاف تقييم منذ أن أصدرته الشركة في عام ألفين وأربعة.
لو تبحث عن أفضل أداة للمحاسبة؛ يبقى Freshbooks؛ لأن الشركة صممت الأداة من خلال نظام السحابة؛ التي تستخدم في التتبع التفصيلي وتسجيل البيانات وإرسال الفواتير.
يشير نظام السحابة إلى استغلال جميع الموارد والخدمات عبر الأنترنت زي جوجل Docs أو Amazon web Services في إنجاز المهام.
تفتقر هذه الأداة إلى بعض المميزات؛ أهمها مراقبة سير العمل؛ لو أنت Team Leader في فريق التسويق الإلكتروني؛ يبقى صعب تراقب سير العمل من خلال Freshbooks.
مميزات أداة Freshbooks
زي ما ذكرنا فوق؛ أن كل مميزات أداة Freshbooks؛ تتركز في المعاملات المالية؛ من أهم هذه المميزات
- إصدار فواتير قابلة للتخصيص؛ تقدر تعدل محتوى الفاتورة وفقاً إلى طريقة عملك.
- مراجعة وإنشاء تقديرات المشروع؛ التي تتضمن الجهد والتكلفة والعامل الزمني.
- إتاحة خاصية تسجيل الدفع التلقائي.
- إصدار بيان عن حسابات الضرائب وتصنيف الملفات.
أنظمة تشغيل أداة Freshbooks
تمتلك هذه الأداة تطبيقاً خاصاً بها, و يعتمد في تشغيله على خوادم سحابية لتخزين البيانات؛ زي جوجل دوكس؛ الذي يُصنف أحد أهم الأدوات المستخدمة في مجال كتابة المقالات.
يعمل تطبيق هذه الأداة على نظامي Android,Ios؛ لذلك تستطيع تحميلها من أجهزة المحمول.
أداة RescueTime
لا تقتصر هذه الأداة على كونها برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت؛ بل يصل الأمر إلى حد كونها أهم أدوات زيادة الإنتاجية نظراً لما تمتلكه من إيجابيات تخص محترفي العمل عن بعد؛ التي تشمل:
- يساعد على إنجاز المهام ومنع التشتت.
- يعمل على تتبع جميع أستخدامات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك.
- تصنيف الإنتاجية وفقاً إلى الوقت الذي تقضيه في تطبيقات ويب محددة؛ يعني لو تقضي وقت في إنك تسوق لنفسك على منصات العمل الحر زي Upwork؛ ده نصنفه إنتاجية عالية.
- توفر لك هذه الأداة خيار حجب مواقع التشتت.
يواجه مستخدمو هذه الأداة من مستقلين مشكلة؛ أنك ما تقدر ترسل للعملاء تقارير أول بأول؛ ده ممكن يبقى له تأثير سلبي على سرعة اتخاذ القرار.
وظائف أداة Rescue Time
لو نلخص أداة Rescue time في جملة؛ هي الأداة التي تساعدك على التركيز في أوقات العمل؛ من خلال توفير المعايير الآتية؛ التي تتضمن:
- إعداد التقارير وتشغيلها تلقائياً.
- إصدار التقارير التاريخية؛ ده يساعدك على إنك تعرف سير العمل
- تصنيف الإنتاجية إلى مستويات عالي ومتوسط ومنخفض؛ استناداً على الوقت الذي يقضيه المستقل على الويب سايت.
- إرسال الإخطارات والتنبيهات؛ إذ ترسل هذه الأداة تنبيهات؛ عند قضائك مدة طويلة على موقع معين؛ حتى لا ينعكس سلبياً على عمل الفريلانسر.
كيفية تشغيل أداة Rescue Time
يعمل برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت Rescue Time في الخلفية؛ من خلال ميزة Focus time.
توفر بعض التطبيقات مثل Google Calendar ,Microsoft Outlook خاصية Focus Time؛ التي تساعد المستقلين على كسب المال من العمل الحر؛ من خلال العمل على المهام دون انقطاع.
أداة Toggl
يُعرف Toggl على أنه برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت؛ يفضل المستقلون استخدامه؛ نظراً إلى تفرده في بعض الخصائص؛ من ضمنها:
- تواجده في نسخة مجانية.
- تمتعة ببساطة التصميم.
- سهولة بدأ تتبع الوقت.
- إصدار تقارير تلبي احتياجات المستقلين؛ من إنشاء فواتير وتحديد الفجوات الإنتاجية؛ من خلال تحديد الوقت الذي تكون في أقل إنتاجية
تطبيق عملي على أداة Toggl
لو بتشتغل في مجال كتابة المحتوى التسويقي؛ ممكن تعرف إزاي أداة Toogl تساعدك على تتبع الوقت الذي تقضيه في أداء بعض العناصر التي تخص المهام مثل:
- دراسة إعلانات المنافسين.
- إيجاد التصميم.
- كتابة البوست.
- الرد على التعليقات.
- الاجتماعات مع العملاء.
مميزات أداة Toggl
تستحق أداة Toggl؛ لقب أكثر برنامج لتنظيم المهام اليومية مرونة؛ علاوة على تأثيراته الإيجابية على منظومة العمل حر كاملة؛ نتيجة إلى الأسباب الآتية:
- القدرة على إنشاء تقارير قابلة التصدير؛ تقدر تستخرج تقارير وتخزينها في ملفات بعيد عن الأداة نفسها.
- إمكانية التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث زي Assana ,trello.
- القدرة على إدارة الفريق؛ من خلال تفعيل عمليات تدقيق الوقت؛ الناتجة عن التكامل مع بعض تطبيقات إدارة الوقت مثل Google Calendar.
- إتاحة الفرصة إلى تخصيص المعدل القابل للفوترة؛ نتيجة التكامل مع تطبيقات المحاسبة والفوترة؛ مثل Quickbooks, Xero.
- إمكانية مناقشة العمل مع الفريق ومراقبة تقدم المشروع؛ نتيجة الدمج مع بعض تطبيقات التواصل؛ مثل Stack, Microsoft Teams.
نظم تشغيل أداة Toggl
تقدر تشتغل على Toogl؛ أما من خلال التطبيق المتواجد على الويب أو على Windows, Mac, Linux ؛ لو تشتغل على الكمبيوتر.
تقدر تستعمله لو شغال من على هاتفك؛ من خلال أنظمة التشغيل Android,IOS.
كيف أرتب المهام اليومية؟
يساعد تطبيق بعض الخطوات على إنشاء جدول زمني لتنظيم المهام اليومية؛ على الرغم من وجود برنامج لتنظيم المهام اليومية وتتبع الوقت.
استخدام تلك الخطوات مع أدوات الجدولة الزمنية عبر الإنترنت؛ يصبح له مردود إجابي على المستقل؛ من خلال تنظيم الوقت ومراقبة المدفوعات وتقييم أداء الفريق وغيرها من تحديات العمل عن بعد.
إنشاء قائمة بالمهام
قبل ما تبداً تنظم المهام؛ مهم أنك تحط قائمة بالعناصر التي تحتاجها لإنجاز المهام.
لو بتشتغل في مجال الجرافيك الديزاين؛ قبل ما تحدد إنت عاوز تخلص كام تصميم في اليوم؛ يُفضل إنك تعرف التي تحتاجه لإنجاز المهام؛ وتحدد الوقت المناسب لها.
لو تشتغل على تصميم؛ يفضل إنك تحدد العناصر؛ زي تنفيذ التصميم وعرضه على الفريق؛ وتحدد وقت أمام كل عنصر.
يفضل أنك تدرج هذه العناصر من خلال استخدام تقنية GTD؛ هي منهجية وأحد أشكال برنامج تنظيم المهام اليومية؛ التي طورت من خلال ديفيد ألين.
تعتمد هذه المنهجية في مضمونها على إدراج عناصر المهام بتسلسل؛ لو تدرج عناصر إنجاز تصميم؛ تبقى مهم أن تكون على هذا الترتيب:
- إيجاد التصميم.
- تنفيذ التصميم.
- عرضه على العميل.
ترتيب المهام حسب الأولوية
بعد أن انتهيت من ترتيب العناصر داخل كل مهام؛ أنت الآن لديك أكثر من مهام تريد إنجازه؛ كيف ترتب أولوياتك؟
يمكن أن ترتب مهامك بناءً على عامل المرونة؛ المهام التي لا يوجد مرونة في مواعيد تسليمها؛ يفضل أن تُنجز أولاً.
ماذا لو حدث تداخل في مواعيد تسليم أكثر من مهام؟
لو تشتغل في مجال الترجمة؛ معك مشروعين؛ بعد ترتيب العناصر داخل كل مهام، وتحديد الوقت، من خلال استخدامك برنامج تنظيم المهام اليومية؛ اكتشفت أنك لا تستطيع أن تنجز إلا مهامة واحدة.
يرجع تفضيل إنجاز مهام عن أخرى إلى العميل؛ إذا كان العميل يطلب منك أكثر من مشروع ويقدر وقتك ومجهودك المبذول؛ يفضل أن تكون له الأولوية.
تحديد مواعيد نهائية لإنجاز المهام
هذه الخطوة هي المحرك الأساسي لتحديد المهام حسب الأولوية؛ بناءً على ذلك؛ المهام ذات مواعيد نهائية صارمة ينجزها المستقل في البداية.
يمثل عدم وضع مواعيد نهائية محددة واحداً من أهم عوامل قلة إنتاجية المستقل؛ التي تظهر على هيئة التأخر في تسليم المهام أو تسليم مهام دون المستوى.
لو بتشتغل على مشروع؛ مش محدد له مواعيد نهائية؛ يفضل أن تذهب الآن إلى برنامج لتنظيم المهام اليومية؛ زي Trello, Asana, Todoist.
يساعدك استخدام تلك الأدوات على تنظيم المهام؛ ووضع مواعيد نهائية لتسليمها.
تحديد الأحداث المتكررة
حتى تضمن تسليم المهام وفقاً إلى المواعيد النهائية المحددة لها؛ يفضل تسليط الضوء على أبرز الأحداث المتكررة عند تنظيم عناصر المهام؛ مثل الاجتماعات الأسبوعية مع الفريق والمكالمات الهاتفية مع العملاء.
يُفضل إضافة برنامج لتنظيم المهام اليومية خاص ببرمجة الأحداث المتكررة إلى جدولك الزمني؛ مما يعفيك من إعادة متابعة عناصر المهام أسبوعياً أو شهرياً.
تمثل أداة Crontab واحداً من أكثر الأدوات التي يفضل المستقلون استخدامها في برمجة الأحداث المتكررة؛ والسبب في ذلك يرجع إلى العوامل الأتية
- توافقها مع جميع أنظمة التشغيل.
- قدرتها على جدولة المهام البسيطة؛ مثل تشغيل السكربتات والأوامر.
بدأ التنفيذ
ينبغي أن تعلم أن حدوث أي خلل في الخطوات السابقة؛ قد ينعكس سلبياً على آلية تنفيذ المهام.
لو نلخص الخطوة دة في بعض الكلمات؛ هي خطوة التوظيف الصحيح لعناصر المهام.
تحتوي قائمة المهام على عناصر أساسية وعناصر ثانوية.
لو تشتغل في مجال التعليق الصوتي؛ وكاتب في قائمة عناصر المهام؛ عنصر اختيار برنامج لتحسين الصوت وعنصر إجراء مكالمة هاتفية مع العميل.
يصبح عنصر اختيار برنامج لتحسين الصوت أساسياً؛ أما عنصر إجراء مكالمة هاتفية مع العميل يُعد ثانوياً.
لا يقصد بالعنصر الثانوي؛ أنه يمكن الاستغناء عنه؛ لكن يقصد به أنه يتبع تنفيذ العنصر الأساسي.
.
التمتع بالمرونة
إذ افتقدت عنصر المرونة؛ من الممكن أن تنتج عملاً غير احترافياً؛ على الرغم من تنفيذك كل خطوات ترتيب المهام؛ بداية من تنظيم عناصر المهام؛ وصولاً إلى تحديد الأحداث المتكررة, ووضع المواعيد النهائية.
يعود مصطلح المرونة هنا؛ إلى كيفية التعامل مع الأحداث المستقبلية غير المتوقعة.
يُعد من الصعب التنبؤ بالأحداث المستقبلية؛ من هنا تأتي أهمية استخدام المخطط الرقمي.
تمثل أداة Smart Sheet أحد تطبيقات المخطط الرقمي؛ هو أيضاً أحد أشكال برنامج تنظيم المهام اليومية؛ التي تسهل من مهمة المستقل في التعامل مع التغيرات المستقبلية.
لو تغيرت المواعيد الأسبوعية مع فريق العمل من يوم الاثنين إلى الأربعاء؛ استخدام المخطط الرقمي يساعدك على تعديلها بضغطة زر واحدة.
عندما تدخل مجال العمل الحر؛ أنت لا تريد المعلومة فقط؛ بل تريد المعلومة وكيفية تطبيقها عملياً.
يهدف هذا المقال إلى إيجاد رابط بين خطوات ترتيب المهام واستخدام برنامج لتنظيم المهام اليومية عبر الويب.
لو أخذنا مثال على كلامنا؛ تحدثنا عن أهمية تحديد الأحداث المتكررة؛ ودعمنا كلامنا بذكر أداة بسيطة تساعد على تحديد الأحداث المتكررة؛ هي أداة Crontab.
تكلمنا عن أدوات إدارة الوقت؛ إزاي تقدر توظفها صح في مختلف مجالات الفريلانسر.
المصادر:
.